月次報告書作成に時間がかかっていませんか？運用報告の自動化がもたらす３つの効果

システムを安定稼働させるための運用業務。その中で、多くの運用担当者にとって「手間と時間がかかる仕事」の代表格と言えば、月次報告書の作成ではないでしょうか。

ステム稼働状況、パフォーマンスデータ、そして肝心のアラートや障害対応の履歴。

これらのデータを集め、整形し、報告フォーマットに反映させる地道な作業は、まさに時間泥棒です。

「データ収集だけで半日」「グラフの整形とレイアウト調整で丸一日」「レビューと修正でまた半日」……そうして気がつけば、月に数日間が報告書作成に費やされていませんか？

もし、この作業を「自動化」できたら運用チーム、そして会社全体にどのような変化が起こるでしょうか。

この記事では、月次報告書作成の実態とその裏にある課題をデータから紐解き、運用報告の自動化がもたらす計り知れない3つの効果について詳しく解説します。

 ■運用担当者の悲痛な叫び！「報告書作成」がコア業務を圧迫する実態

1. データが物語る「手作業による報告書作成」の重い負担

システムが毎月生み出す膨大な運用データ。これを一つひとつ手動で収集、集計し、ExcelやPowerPointに落とし込む作業は、運用担当者の貴重なリソースを大きく削り取っています。

IT運用報告書の作成にかかる工数に関する詳細な統計は多くありませんが、一般の「定型レ

ポート作成業務」に関する調査結果を見れば、その課題の根深さが分かります。

【レポート作成が課題と感じる割合】

課題項目	担当者が課題と感じる割合（イメージ）
手作業による集計・グラフ作成の手間	78%
データの整合性・ヒューマンエラーのリスク	65%
レポート作成が属人化している	52%
リアルタイム性、最新データへの更新の遅延	45%

※出典：筆者作成（一般企業における定型レポート作成業務の課題に関する調査結果より構成）

のデータが示す通り、約8割の担当者が「手作業の手間」に悩まされています。月次報告書の場合、この「手間」は具体的に、以下のような工程に分解されます。

• データ収集・抽出（ログ、メトリクス）： 複数の監視システムやログサーバーから必要なデータを手動で抽出。

• 集計と整形： 抽出した生データをExcel等で加工、計算、指標の算出。

• 可視化（グラフ化）： データをグラフ化し、報告書のフォーマットに合った色や体裁に調整。

• コメントと考察の記述： 発生したアラートや障害対応の履歴をまとめ、考察と次月の計画を記述。
  

システム監視やインシデント対応といった本来のコア業務に集中すべき優秀な人材が、このような単純作業に忙殺されている状況は、企業にとって大きな損失です。

2. 月次報告書作成は「ヒューマンエラーの発端」

手作業による報告書作成のもう一つの重大なリスクは、「ヒューマンエラー」です。

データ入力ミス、計算式の誤り、コピー＆ペーストのし忘れ、グラフとデータの不一致など、どれも小さなミスですが、これが経営層や顧客への報告書で発覚した場合、システムの信頼性、ひいては企業の信用にまで関わります。

一度エラーが発生すれば、膨大なデータを見直して原因を特定し、修正する「巻き戻し作業」が発生し、さらに多くの時間を消費します。

月次報告書作成にかかる3日間の多くは、この「手間」と「エラーチェック・修正」に費やされていると言っても過言ではありません。

■運用報告の自動化がもたらす3つの「コア」な効果

こうした課題を根本から解決するのが、当社が提供しているような「アラート対応自動化サービス」です。アラートを集約し進捗管理や対応記録を時系列でまとめているため報告書作成をスムーズに実行できます。そして次のような3つの効果を得ることができます。

効果1：コア業務への集中と生産性の劇的向上（工数削減）

報告書作成にかかっていた3日間（約24時間）が、短縮できたら

• 削減された時間を、システム改善の企画、キャパシティプランニング、セキュリティ強化策の検討など、付加価値の高いコア業務に充てることができます。

• 運用担当者が「単純作業」から解放され、より戦略的な思考に時間を使えるようになり、チーム全体のモチベーションも向上します。

• 報告書作成のリードタイムが短縮されるため、月初の忙しい時期の残業が減り、ワークライフバランスの改善にも貢献します。

効果2：レポート品質の安定とミスの撲滅（信頼性向上）

自動化ツールは、設定されたルールに基づいてデータを収集・処理し、報告書を作成するため

• 報告書のフォーマットが一貫します。担当者が変わっても、常に同じ品質・同じ構成の報告書が出力されるため、レビューする側（経営層や顧客）も情報をスムーズに把握できます。

• リアルタイム性の向上も期待できます。時系列表示・確認が可能なため、最新の運用状況を反映した報告書を、求められたタイミングで即座に提供できるようになります。

  
  

効果3：運用データの活用による迅速な意思決定（データドリブン化）

手作業の報告書作成では、集計作業に追われ、「データから何を読み取るか」という分析と考察が疎かになりがちです。

自動化によってデータ収集・整理の負担がなくなると、チームは一歩先の行動を取れるようになります。

• 「事実の報告」から「洞察の共有」へ：なぜアラートが多発したのか、特定の時間帯に負荷が集中する原因は何か、といった本質的な分析に時間を割けます。

• アラート対応履歴の活用：当社のサービスのように、アラート対応を自動化・記録している場合、その履歴は「システム改善の種」となります。どの障害にどれだけ時間を要したかを確認できるので、対策の優先順位付けが容易になります。

• 迅速な意思決定：経営層は、遅延のない正確なレポートに基づき、早期に投資判断やリソース配分の見直しを行うことができます。これは、**ビジネスの機敏性（アジリティ）**を高める上で不可欠です。

■OpsAidで実現する「理想の運用報告」

当社のOpsAidが提供するアラート対応自動化サービスは、単にインシデント対応を効率化するだけでなく、そのプロセス全体をデータ化共有化することで、月次報告書作成の課題を根本から解決します。

当社のサービスでは、アラート発生から対応完了までのすべての履歴データが、常に構造化された状態でシステム内に蓄積されます。

まずは貴社の運用業務の課題を井はリングさせていただき、OpsAidがどこまで工数を削減できるか、ご提案させていただきます。

レポート作成に追われる日々を終わりにし、本来集中すべき「システムの未来」を考える時間にリソースを再配分しませんか？